En Panamá, las empresas están obligadas a llevar su contabilidad de forma ordenada, confiable y verificable, conforme a lo establecido en el Código de Comercio de Panamá.

El Decreto Ejecutivo No. 34 de 1998, que establece las normas para la presentación de los registros contables y los estados financieros, y la Resolución No. 201-909 de 1996, que aprueba el formato de la certificación-declaración relativa al uso de sistemas magnéticos, regulan la forma en que deben llevarse los registros contables, incluyendo el uso de sistemas digitales (denominados en la normativa como “medios magnéticos”).
 
En este marco normativo, todas las empresas deben contar con una certificación o declaración del sistema contable, emitida por un Contador Público Autorizado, la cual debe ser debidamente resguardada y estar disponible ante requerimientos de la Dirección General de Ingresos (DGI) o en el curso de procesos de auditoría.
 
Consideraciones prácticas
La normativa vigente contempla tanto el uso de libros físicos como de medios magnéticos, siendo estos últimos el equivalente a los sistemas contables digitales actuales (ERP, sistemas en la nube, entre otros).
 
Bajo este marco, la contabilidad debe llevarse conforme a los principios de unidad, integridad y consistencia de los registros. En consecuencia:

• La empresa debe mantener una única contabilidad como fuente oficial de información.
• No resulta admisible la existencia de contabilidades paralelas (libros físicos y sistemas digitales que no sean consistentes entre sí).
• Cuando se utiliza un sistema digital para registrar las operaciones, este se considera el sistema contable oficial.

 
El sistema debe, por tanto, reflejar de manera íntegra la realidad financiera de la organización y garantizar la trazabilidad y conservación de la información.
 
¿Cuándo debe emitirse, revisarse o actualizarse esta certificación?

• Se recomienda la emisión o actualización de esta certificación en los siguientes casos:
• Empresas que actualmente no cuentan con esta certificación.
• Implementación de un nuevo sistema contable (software o ERP).
• Migración de libros físicos a sistemas digitales.
• Cambios relevantes en el sistema (versiones, funcionalidades o parametrización).
• Modificaciones en la representación legal de la empresa.

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